Como implantar uma URA na minha empresa?

URA significa UNIDADE DE RESPOSTA AUDÍVEL e é um sistema que atende automaticamente as ligações e realiza a transferência para o ramal/ pessoa indicada e é possível até que ela solucione o problema ou necessidade dos seus clientes sozinha. Como? Quando possui acesso ao banco de dados da empresa, ela pode informar dados nocivos ao tratamento entre os atendentes humanos, proporcionando maior segurança para ambos os lados e ainda garantindo um atendimento ágil. Essas são algumas vantagens de implantar uma URA na sua empresa, saiba mais a seguir.

Ok, vamos explicar tudo em partes: Se sua necessidade é atender o maior número de ligações possível e solucionar as necessidades dos seus clientes de forma prática evitando a transferência da ligação para um atendente e com isso o risco do seu cliente aguardar por alguns minutos na linha, causando uma possível insatisfação já que todos querem atendimento pra ontem, respira e veja o quanto o sistema de URA pode mudar a sua vida, da sua empresa e do seu cliente agora!

Criando o Escopo de URA

Como deve ser o atendimento ideal para o seu negócio? Pense em como o seu cliente gostaria de solucionar determinadas necessidades e com essas informações crie o escopo inicial que estruturará sua URA. Desenhe seu projeto de URA em formato de diagrama, direcionando o caminho de cada ligação. Esse é o início de tudo!

No link acima você realiza o download grátis do nosso modelo de criação de escopo de URA. Aproveite!

Veja a seguir um exemplo de escopo inicial de um menu de URA:

Se você ligar aqui na Del Grande perceberá que o atendimento inicial acontece a partir de um “Bem vindo” e após isso, solicitamos que seja dito o nome da pessoa com quem gostaria de falar, aliás esta é uma função que os usuários normalmente adoram: Ao invés de digitar “1”, “2”… ou o número do ramal, poder simplesmente falar o nome da pessoa ou do setor que ela trabalha, tornando assim o atendimento mais humano e natural. Esse sistema se chama TTS e falamos mais dele no post sobre como melhorar o seu atendimento com uma URA.

Mas voltando ao escopo da URA, ela pode se adequar a diversas necessidades e o melhor, é ilimitada! Crie os caminhos que seu cliente deverá seguir, claro, sempre pensando na experiência que ele terá com sua empresa. É importante que não seja necessário digitar/ falar muitas vezes o que precisa ou que o menu não seja tão cheio de opções (a não ser que para o seu negócio seja realmente necessário um menu de opções maior), para não confundir seu cliente e ele não precisar solicitar falar logo com um atendente pra sair das opções. A ideia é facilitar e otimizar o tempo, deixando seus atendentes livres para resolverem preferencialmente apenas os casos mais complexos.

Quem mais utiliza?

Alguns ramos de atividade que mais utilizam o sistema pelo alto índice de ligações são bancos, cooperativas de crédito, concessionárias de rodovias, administradoras de cartão de crédito, seguradoras e qualquer empresa que queira organizar e otimizar o atendimento ao cliente. Quando a URA é integrada ao banco de dados, com acesso às mesmas ou até mais informações que um atendente humano, automaticamente e de forma segura, o sistema poderá informar ao seu cliente dados como saldo de conta, cartão de crédito, extrato, bloqueio/ desbloqueio do cartão ou conta, condições da rodovia (se há manutenção, congestionamento, acidente), ativar/ alterar/ cancelar serviços, enfim. As opções de resposta ao cliente são diversas e o melhor: atende 24 horas todos os dias, simultaneamente.

Com tantas informações assim, você ainda não implantou esse sistema na sua empresa?

Implante uma URA já!

Você sabe, a URA é uma tecnologia que está em constante evolução, aperfeiçoando e expandindo a forma de atender o cliente e ajudando empresas a crescerem, melhorando continuamente a qualidade dos serviços prestados.

Fique atento! Quanto maior uma empresa fica, maior o números de usuários que utilizam o sistema telefônico de atendimento. Por isso a importância e necessidade da implantação de uma Unidade de resposta audível (URA) para manter um relacionamento saudável com seus clientes. Confira mais informações sobre a importância da URA para sua empresa clicando aqui.

Ficou interessado? Somos especialistas em atendimento ao cliente e temos as melhores soluções para o seu negócio. Fale conosco! 🙂

Assista ao vídeo onde o nosso analista Márcio ensina a criar uma árvores de URA utilizando a planilha modelo.

Se você ainda não baixou a planilha, baixe agora!