Estamos na época ideal para mudanças, onde os planejamentos para o próximo ano já estão, ou deveriam estar prontos. Nesse período, as empresas analisam o resultado do ano anterior, ou corrente, apontam onde precisam melhorar e definem novas metas e objetivos para o próximo ano, a fim de que os mesmos erros não se repitam e consigam alavancar ainda mais os negócios. Porém, muitas acabam esquecendo da estrutura de telefonia, e no quanto isso pode interferir no resultado do próximo ano. Aproveite para reavaliar seu planejamento agora. Chega de erros com a telefonia da sua empresa.
Erros com a telefonia geram gargalos
Porque manter os gargalos de atendimento durante o ano? A comunicação com seu consumidor é fundamental para mantê-lo fiel e o seu negócio continuar em ascensão. Gargalos causam prejuízos ao negócio e muitas vezes, podem ser resolvidos de forma simples, e você nem imagina.
Você controla os custos de telefonia?
Negocie o valor da minutagem com seu fornecedor e mesmo que pareça pouco, quando o volume de ligações é muito grande, a diferença no final pode ser espantosa.
Utilizando um sistema como o Intelix PABX IP você consegue monitorar e supervisionar os atendentes por meio de relatórios de atendimento e utilizá-los para comparar com sua conta telefônica. Sabemos que muitas vezes, são embutidas algumas tarifas de ligações que não são muito claras. Com os relatórios do Intelix, você têm em mãos todos os registros de ligações realizadas, um documento com informações detalhadas, como o tempo de duração das chamadas, históricos, tempo de espera e muito mais.
Conheça o Call Back!
Nesse módulo, quando todos os seus atendentes estiverem ocupados, uma mensagem por meio de URA é programada para o cliente ouvir. Algo como o exemplo:
“Olá, todos os nossos atendentes estão ocupados. Mas não se preocupe! Pode desligar essa chamada pois assim que um orientador estiver disponível, nós ligaremos para você!”
Você resolve mais um gargalo relacionado à custo de ligação! Seu cliente não fica na linha esperando para ser atendido, e ainda, otimiza o tempo do atendente. O Call Back retorna automaticamente a ligação para o cliente, logo que um atendente estiver liberado.
Ambiente e capacitação
Como está o investimento em capacitação?
Ofereça oportunidades para os seus colaboradores se aperfeiçoarem na área de atendimento. Incentive-os para que ampliem seus conhecimentos por meio de treinamentos, especializações ou cursos, e melhorem constantemente seu desempenho.
O ambiente de trabalho também conta muito para que os atendentes desempenhem melhor suas atividades. Faça com que seus atendentes sintam-se como agentes de relacionamento, que podem superar as expectativas de cada cliente.
Tecnologia
Invista em tecnologia e transforme o setor.
Você conhece as URAs humanizadas?
Para o cliente, a sensação é de estar falando com uma outra pessoa, ao invés de um atendimento robotizado, o que torna o atendimento muito mais agradável.
A URA precisa ter acesso às mesmas informações que um atendente humano, e para isso, deve estar integrada ao sistema de atendimento (ERP, CRM, outros). Você consegue saber mais acessando aqui.
Além disso, as opções mais utilizadas pelo seu cliente devem estar no primeiro nível da ura, evitando que o cliente fique muito tempo escutando mensagens até selecionar o serviço desejado. Essa ação gera economia de uso do seu 0800 e traz satisfação ao seu cliente!
E agora que você avaliou os custos de telefonia, verificou como funciona o Call Back, selecionou treinamentos para os atendentes e levantou pontos para melhorar a sua ura, que tal conversar com nossa equipe para colocar isso tudo em prática em 2019? O novo ano está chegando e nossa equipe estará sempre à disposição! Peça orientação, teremos prazer em atendê-lo! Feliz e próspero 2019!
