Como utilizar uma URA para melhorar o atendimento da empresa?

A satisfação do cliente está proporcionalmente ligada a um bom atendimento, rápido e personalizado. É por isso que o uso de URA (Unidade de Resposta Audível) é cada vez mais frequente hoje em dia: o sistema humaniza e padroniza o atendimento da sua empresa, dessa forma, melhora o atendimento da empresa, garantindo maior qualidade dos seus serviços. É por isso que hoje daremos algumas sugestões de:

Como melhorar o atendimento da empresa com uma URA!

→ Retorno de ligações é comprometimento com o cliente

Ao invés de um atendente retornar a um cliente (ou seja, realizar o retorno manualmente), por que não deixar essa tarefa para o sistema automatizado da URA?

Com o sistema ativo, a URA grava o número de quem está ligando – ou ligou – e pode fazer um eventual retorno, sem preocupação alguma por parte da empresa. O sistema oferecerá respostas automatizadas para as dúvidas dos clientes, possibilitará acesso a informações solicitadas e, inclusive, mostrará que sua empresa está preocupada o suficiente com a satisfação do cliente a ponto de fazer um retorno. 

O sistema pode funcionar por meio de TTS (text to speech) ou STT (speech to text). No primeiro formato, o sistema consulta um banco de dados e vocaliza a informação – o dado repassado pela URA é um texto transcrito para áudio. Já no STT, a URA utiliza um dicionário contido em sua base. No caso de um retorno de ligação, por exemplo, o cliente fala o nome da pessoa, a URA busca ele em seu dicionário de palavras e fonemas e encaminha a ligação se o nome estiver nesse mesmo dicionário.

→ Respostas imediatas melhoram o atendimento

A URA possui um amplo banco de dados. É dessa forma que ela oferecerá respostas rápidas e personalizadas, de acordo com a necessidade do seu cliente. Com uma ampla variedade de opções no menu, é muito fácil resolver imediatamente um problema, dar uma solução eficaz ou, pelo menos, encaminhar a ligação automaticamente para um atendente da sua empresa (como mencionado anteriormente), que ajudará prontamente o cliente.

→ Funcionamento 24/7 satisfazem seu cliente

A empresa pode trabalhar de segunda à sexta, mas o atendimento pode funcionar 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Seu cliente pode precisar da sua ajuda em um domingo, no meio da tarde. Quem oferecerá uma solução para ele/a se a empresa não estiver funcionando? Com a URA, a resposta é fácil: o atendimento acontece a toda hora, em todo o momento. Muitos problemas podem ser resolvidos ali, com um atendimento automatizado e padronizado. Ou ainda a URA pode encaminhar para atendentes externos, trabalhando em ramais remotos na modalidade de plantão para aqueles que possuem contratos de serviços 24×7 ou 12×6, por exemplo.

→ Padronização do atendimento da empresa

Agora entramos em uma característica muito importante da URA: a padronização de atendimento. Todas as perguntas e necessidades dos clientes serão respondidas de acordo com respostas pré-programadas e com base nas informações contidas em um banco de dados – banco, este, que contém detalhadamente as informações sobre o cliente ou sobre a solicitação dele. Assim, todas as respostas fornecerão um padrão, o que garante maior assertividade no atendimento.

Tudo isso possibilita a diminuição do número de atendentes, o que agiliza todos os processos telefônicos do seu negócio e ainda proporciona economia significativa para a empresa. É por esse motivo que esses sistemas são cada vez mais utilizados no relacionamento empresa x cliente.

E você? Ainda tem dúvidas sobre como melhorar o atendimento da empresa com uma URA? Fale conosco clicando aqui ou ligue para o número (48) 3254-8600.

Até logo 🙂