Como otimizar o serviço de atendimento em período de pandemia

Estamos acompanhando desde dezembro de 2019, o aumento exponencial de casos de pessoas contagiadas com o novo Coronavírus. Desde então, como todos sabem, rapidamente, o COVID-19 se alastrou pelo mundo. Dessa forma, muitas empresas, como nós, passaram a trabalhar em formato home office, mantendo distanciamento social, a fim de proteger seus colaboradores e de contribuir para a diminuição do número de casos. Mas, como otimizar o serviço de atendimento em período de pandemia?

Nós na Del Grande, mantemos os serviços de atendimento. Setores como comercial, suporte, desenvolvimento, administrativo e as demais áreas, precisam solucionar problemas e atender demandas dos clientes, mantendo a qualidade do serviço. Afinal, todos os clientes são importantes, e entre eles, vários não podem parar, são estratégicos e operam 24 x 7 (24 horas por dia, 7 dias por semana), como empresas de energia elétrica, hospitais, etc.

Como estamos conseguindo? Vamos explicar.

Todos em home office

Os primeiros dias de quarentena serviram para organizar o espaço de trabalho e configurar os equipamentos. Como grande parte do time têm a necessidade de atender ligações telefônicas, era essencial a disponibilidade de algumas ferramentas para o desempenho da função.

Os esforços da equipe técnica, para que todos pudessem utilizar suas ferramentas, com a mesma qualidade de estar dentro da empresa, foram incessantes e deram certo.

Mas além disso, outras necessidades começaram a ser sentidas no processo de adaptação. Reunimos todas elas e criamos as dicas a seguir:

9 Dicas para otimizar o serviço de atendimento em período de pandemia

Já no primeiro dia, disparamos e-mails informando da nova modalidade de atendimento. Posicionando nossos clientes e fornecedores, acerca da nossa responsabilidade social neste período tão crítico. Como retorno, tivemos diversas respostas em apoio a nossa iniciativa, o que nos deu ainda mais força e motivação.

Veja o que aprendemos com nossa experiência:

1 – Use headset:

Em casa, poderá ter mais ruídos do que o normal, e o uso de um headset ajudará a não os transmitir para a pessoa do outro lado da linha. E ainda, evitará ecos (reflexão de som que chega ao ouvinte, logo depois do som autêntico).

2 – Use ramal IP:

Uma forma de “logar” no atendimento telefônico de sua empresa, de forma remota e de qualquer lugar, é utilizando um ramal IP.

Centrais telefônicas, como o Intelix, possuem a tecnologia IP, e com isso podem receber conexão de ramais remotos.

Se você possui o Sistema Intelix, converse com um de nossos técnicos, eles estão prontos para lhe orientar no que for preciso. E caso você não tenha e queira saber mais, clique aqui e converse com um consultor.

3 – Use conexão VPN:

Uma conexão segura com a rede de sua empresa. Nosso especialista de rede configurou as VPNs de cada usuário/colaborador e assim, além de ter nosso ramal, podemos acessar também nosso CRM.

Importante: O responsável pela rede é quem deve configurar a VPN, já que é de extrema importância o cuidado com a segurança.

4 – Tenha uma boa internet:

Sua casa deve ter internet (no mínimo 46 Kbps de Upload e 46 Kbps de Download por chamada, para ligações trafegando pela internet). Considere ainda, o consumo com a conexão ao CRM, sites e chats que utiliza.

Lembrando que, nesse período de quarentena, há muitas pessoas, por um maior período de tempo, utilizando a internet, e por isso a qualidade na navegação poderá ser afetada.

Sua empresa também precisa ter capacidade para suportar todas as conexões dos colaboradores remotos.

5 – Beba água e Alongue-se:

Já percebemos que,em casa, bebemos menos água e passamos mais tempo na mesma posição, do que no escritório. Por isso, leve uma garrafa ou copo grande de água para a sua mesa de trabalho para se manter hidratado. Não esqueça também, de realizar algumas pausas para se alongar e relaxar o corpo.

Essas ações simples, são muito importantes para manter a sua imunidade alta.

6 – Vigie sua postura:

Nos sentimos mais à vontade em casa, e por isso, costumamos nos sentar de maneira inadequada e em locais impróprios (como no sofá). Mas nada disso! Sente em uma cadeira onde consiga encostar os pés no chão e ficar com a postura correta. Evite lesões na coluna e pescoço.

7– Faça pausas para o café:

Faça paradas para café e/ou lanche como se você estivesse na empresa. Aproveite para aliviar a tensão. Prefira alimentos leves, frutas e lanches saudáveis.

8 – Faça conferências com sua equipe:

Para manter o vínculo, sanar dúvidas e problemas, criar estratégias e ainda preservar a saúde psicológica, faça conferências por vídeo e/ou áudio com sua equipe. Afinal, permanecemos muito envolvidos com o grupo de trabalho e sentimos falta do contato.

9 – Configure sua URA

Informe sobre o funcionamento da empresa neste período, como novos horários, meios de contato e mudanças no formato de atendimento.

Aqui estamos configurando as URAs dos nossos clientes, incluindo mensagens de alerta e de informação. Converse com um de nossos consultores e saiba mais.

Conclusão sobre otimizar o serviço de atendimento em período de quarentena

No home office é preciso ter ainda mais disciplina, estamos nos acostumando a nova rotina (e nossas famílias também). É desafiador, mas com essas dicas e experiências compartilhadas, você também pode manter a otimização e a qualidade do serviço dos seus atendentes.

Você incluiria algo nesta lista? Como está sendo o seu home office? Deixe um comentário abaixo e compartilhe com a gente!