Quando o sistema de fax surgiu foi uma imensa revolução: se tornou possível enviar documentos “pelo telefone”. Com o surgimento da internet e a inclusão digital, o e-mail passou a ser amplamente utilizado e o fax ficou em segundo plano. No entanto, ele ainda é essencial para grandes empresas. A seguir, vamos explicar as vantagens do Fax ainda nos dias atuais, como funciona o sistema de Fax IP e como implementar em sua empresa.
O fax ainda continua relevante?
Se as pessoas já se comunicam por e-mail, podendo enviar arquivos de um caixa eletrônica para outra, por que usar fax?
O fax tem uma característica importante, que é a possibilidade de impressão do documento logo no momento do recebimento. Isso evita que e-mails sumam nas caixas de entrada, que profissionais se esqueçam de imprimir documentos importantes, dentre outros problemas.
Empresas de vários setores como financeiro, comunicações, varejo e saúde usam o Fax IP integrado ao CRM e banco de dados para automatizar envio e recepção de propostas, boletos e cobranças, comprovantes de pagamento, resultados de exames e outros documentos.
Como a comunicação se dá entre dois terminais de fax e é possível a imediata impressão e integração a sistemas digitais fechados, existe mais segurança.
Como funciona o Fax IP?
O Servidor de Fax IP é a ferramenta ideal para transmissão e recepção de fax em ambientes corporativos. Ele tem a capacidade de enviar, receber e distribuir fax para os computadores da rede e substitui os aparelhos de fax, integrando documentos aos sistemas digitais.
O Fax IP (ou como também é conhecido, FoIP, Fax over Internet Protocol) se assemelha ao VoIP. Ou seja, antigamente enviamos sinais por linhas telefônicas que eram transformados em voz ou dados (no caso dos aparelhos de fax). Hoje podemos transmitir estas informações pela internet.
Através da internet é possível enviar e receber pacotes de dados, evitando telefonemas interurbanos, gerando bastante economia para grandes empresas, principalmente aquelas que precisam enviar e receber muitos documentos.
A maioria dos aparelhos tradicionais de fax também podem usar o sistema de transmissão de dados por IP. Além disso, é possível que um fax tradicional se comunique com um Fax IP que, inclusive, não precisa ter máquina física.
É possível instalar um Fax IP em uma máquina virtual (VM) ou servidor, dedicado ou não. Dessa forma, um usuário que tenha o fax convencional pode enviar documentos para um Fax IP, que recebe diretamente no computador.
Vantagens do Fax IP
Soluções de Fax IP como o LFax, desenvolvido pela Del Grande, traz diversas funcionalidades e benefícios para empresas que desejam aprimorar suas centrais de atendimento.
- A solução de fax sobre IP reduz custos de infraestrutura, possibilita a convergência de voz, dados e fax na mesma rede e fornece uma poderosa ferramenta que centraliza os fax e os integra ao fluxo de documentos digitais.
- Solução totalmente em software
- Elimina aparelhos de fax e placas de modem, disponibilizando serviços de fax a todos os usuários da rede.
- Unifica voz, dados e fax em redes IP
- Fax sobre IP (FoIP ou VoIP fax) reduz custos de infraestrutura, elimina linhas telefônicas e facilita o gerenciamento e a manutenção.
- Ambiente de fax centralizado
- Facilita o gerenciamento dos fax e os integra ao fluxo de documentos digitais com arquivamento e distribuição automáticos.
- Integre ao seu banco de dados, CRM, ERP, e até ao serviço de impressão de sua empresa. Acompanhe em tempo real as filas de transmissão e recepção de fax.
- Gere histórico e rastreabilidade de documentos.
- Proporcione ao seu cliente um atendimento do canal de fax padronizado e seguro.
- Garanta a segurança dos documentos com uso de login e senhas para acesso aos mesmos.
Como implantar o sistema de Fax IP em sua empresa?
Se você já possui uma central de atendimento, não precisa se preocupar com integração e dificuldades para implantar o LFax, pois ele pode ser instalado em um computador ou máquina virtual, utilizando a rede já existente e se integrando aos hardwares e softwares de CRM e ERP já existentes em sua empresa.
Se tiver qualquer dúvida quanto à implantação do LFax, fale com nosso time de especialistas. Eles podem te ajudar a garantir uma instalação segura e que garanta mais produtividade para sua empresa.
